Trudno znaleźć firmę lub instytucję, której pracownicy narzekaliby na to, że mają za mało dokumentacji. Codzienna działalność nieodłącznie związana jest z tworzeniem setek, a nawet tysięcy pism. Co ważne, wiele z nich wymaga określonej przepisami archiwizacji. Nie da się ukryć, że jej organizacja to często spore wyzwanie. Jak powinna wyglądać prawidłowa archiwizacja dokumentów? Zasady i praktyczne podpowiedzi, które dotyczą tego zagadnienia, zebraliśmy w krótkim poradniku. Sprawdź, co musisz wiedzieć, by zarządzanie firmowymi pismami było proste, sprawne i zgodne z przepisami.
Czym właściwie jest archiwizacja dokumentów?
Zanim przyjrzymy się zasadom archiwizacji dokumentów, warto krótko wyjaśnić, co właściwie rozumie się przez archiwizację. To kompleksowy proces, w skład którego wchodzą czynności takie jak tworzenie, klasyfikowanie i zabezpieczanie firmowych pism. Postępowanie z dokumentacją nie jest jednak dowolne, a reguły archiwizacji wyznaczane są przepisami.
Jakie dokumenty należy archiwizować?
Zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentów nie ma konieczności przechowywania wszystkich pism. Do tych, które tego wymagają, zalicza się głównie:
– dokumenty podatkowe, czyli między innymi księgi podatkowe oraz kopie i oryginały faktur;
– dokumenty ZUS, w tym pisma zgłoszeniowe, płatnicze i rozliczeniowe,
– dokumenty pracownicze.
Jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty?
Zasady archiwizacji dokumentów mówią nie tylko o tym, jakie pisma należy przechowywać, ale też o tym, jak długo trzeba to robić. Oto krótka ściąga, w której zawarliśmy najważniejsze terminy.
1. Zasady archiwizacji dokumentów podatkowych
Dokumenty podatkowe muszą być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności.
2. Archiwizacja dokumentów ZUS
Zgodnie z zasadami archiwizacji dokumenty ZUS należy przechowywać w zależności od ich rodzaju. Pisma zgłoszeniowe trzeba przechowywać przez cały okres działalności, z kolei pisma rozliczeniowe przechowuje się 10 lat od przesłania ich do ZUS. Dokumenty płatnicze wymagają przechowywania do momentu przedawnienia podatkowych zobowiązań lub do czasu potwierdzenia uprawnień emerytalnych.
3. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Osobne zasady archiwizacji dokumentów dotyczą dokumentacji pracowniczej. Jeszcze do niedawna konieczne było przechowywanie jej przez 50 lat od daty zakończenia pracy danego pracownika. Od roku 2019 okres ten został jednak skrócony do 10 lat.
Zasadom archiwizacji dokumentów pracowniczych warto jednak przyjrzeć się nieco bliżej, ponieważ nie zawsze są one takie same. Obecnie czas przechowywania tego typu pism przestawia się następująco:
– w przypadku pracowników zatrudnionych po 1.01.2019 r. dokumenty trzeba przechowywać 10 lat, należy też za pomocą raportu miesięcznego zgłosić do ZUS informacje konieczne do ustalania świadczeń;
– w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie między 1999 r. a 2019 r. czas przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, pod warunkiem przesłania do ZUS raportu informacyjnego;
– w przypadku pracowników zatrudnionych przed rokiem 1999 okres przechowywania dokumentacji się nie zmienia i wynosi 50 lat.
Archiwizacja dokumentów – zasady klasyfikacji pism
Zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentów wszystkie pisma powinny zostać odpowiednio sklasyfikowane. Najczęściej wykorzystuje się w tym celu trzy następujące kryteria:
– wartość archiwizowanej dokumentacji,
– kategoryzacja ze względu na nośnik,
– kryterium dostępności pism dla osób trzecich.
Zasady archiwizacji dokumentów mówią też o tym, że sklasyfikowane pisma muszą być w odpowiedni sposób oznaczone. Oto krótki opis stosowanych kategorii i związanych z nimi oznaczeń.
1. Kategoria A – to dokumenty, które mają wartość historyczną. Pod żadnym pozorem nie mogą one zostać zniszczone i trzeba przechowywać je bezterminowo. Warto jednak zaznaczyć, że dokumenty z kategorii A w większości firm w ogóle się nie pojawiają.
2. Kategoria B dzieli się na kilka podkategorii:
– dokumenty Bc, które po wykorzystaniu mogą zostać przekazane do zniszczenia,
– dokumenty B+cyfra lub liczba (np. B10) to pisma, które należy przechowywać przez określony za pomocą cyfr okres czasu (w przypadku B10 jest to 10 lat),
– dokumenty BE+cyfra lub liczba (np. BE15) to dokumentacja, która po okresie wskazywanym przez cyfrę musi zostać poddana ekspertyzie; jej wynik decyduje o tym, czy dokumentację można zniszczyć, czy należy przechowywać ją dalej.
Jak archiwizować dokumenty? Praktyczne podpowiedzi
Nie da się ukryć, że przechowywanie pism zgodnie z zasadami archiwizacji może być nieco uciążliwe. Proces segregacji i porządkowania dokumentów jest dosyć czasochłonny, z kolei samo przechowywanie wymaga sporo biurowej przestrzeni. Na szczęście istnieje kilka sprawdzonych rozwiązań, które pozwalają nieco usprawnić archiwizację i zaoszczędzić cenne miejsce. Oto kilka propozycji, które warto wykorzystać w codziennej pracy.
1. Bieżąca segregacja dokumentacji
Doskonałym rozwiązaniem, które pozwala usprawnić obieg firmowych pism, jest stworzenie systemu ich bieżącej segregacji. Jeśli zostanie on opracowany na podstawie zasad archiwizacji, to skróci czas potrzebny na klasyfikowanie i zabezpieczanie dokumentów. W roli takiego systemu znakomicie sprawdzą się specjalne półeczki i szufladki na biurko, które pozwolą od razu podzielić pisma na kategorie.
2. Przejrzysty system przechowywania dokumentacji
Dobrze zorganizowany i zgodny z zasadami archiwizacji dokumentów system przechowywania pism powinien być przede wszystkim przejrzysty. Warto zadbać o to, by wykorzystywane w nim akcesoria umożliwiały dokładne opisanie dokumentów. W ofercie artykułów biurowych znajdziesz szeroki wybór teczek, segregatorów i pudełek, które pozwolą oznaczyć pisma tak, by łatwo było je później odnaleźć.
3. Akcesoria do archiwizacji, które pozwolą zaoszczędzić miejsce
Zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentów niektóre pisma muszą być przechowywane przez długie lata. Warto zadbać o to, by zawierające je teczki i segregatory nie zagracały biurowej przestrzeni i nie kurzyły się na półkach. Jak to zrobić? Pomocne mogą okazać się np. zbiorcze pudła archiwizacyjne lub miniarchiwa. To estetycznie wyglądające pojemniki, w których możesz umieścić kilka segregatorów lub nawet kilkadziesiąt teczek.
Zasady archiwizacji dokumentów nie są specjalnie skomplikowane, a dobrze zorganizowany system przechowywania może okazać się naprawdę przyjazny w codziennym użytkowaniu. Jeśli zastanawiasz się nad tym, jak archiwizować firmowe pisma, zapraszamy do naszego sklepu. W ofercie znajdziesz bardzo szeroki wybór akcesoriów archiwizacyjnych, które doskonale sprawdzą się zarówno w małych, jak i w dużych biurach.