Każde biuro powinno być wyposażone kompleksowo, w niezawodny sprzęt wysokiej klasy. Taki, który nawet przy intensywnej eksploatacji będzie w pełni sprawny. Jednym z kluczowych komponentów zestawu, którego nie może zabraknąć w żadnej przestrzeni firmowej, jest niszczarka do biura. I to koniecznie taka, która przerobi dziennie setki, jeśli nie tysiące stron. Na co zwrócić uwagę przy jej wyborze? O tym przeczytasz w dzisiejszym artykule.
Dlaczego w Twoim biurze nie może zabraknąć niszczarki dokumentów?
Jeszcze kilka lat temu można było się bez nich obejść. Ewentualne zbędne papiery wystarczyło bowiem podrzeć i wyrzucić do kosza. Przepuszczanie ich przez urządzenie, które mieli każdą kartkę na paski, było raczej fanaberią. Jednak po wprowadzeniu Ustawy o Ochronie Danych Osobowych tego rodzaju maszyna stała się niezbędnym wyposażeniem. Jakiekolwiek udostępnienie osobom trzecim wrażliwych danych może skutkować poważnymi sankcjami. Aby się przed nimi uchronić, każde biuro wyposaża się w niszczarkę.
Dodatkowym czynnikiem przemawiającym za zakupem niszczarki jest spora konkurencja w branżach różnego typu. Aby uniemożliwić wynoszenie dokumentacji, czy choćby papierów roboczych, trzeba je na bieżąco utylizować. A niszczarka w każdym biurze wydaje się do tego idealnym narzędziem.
Warto pamiętać, że niszczarka nie ogranicza się jedynie do papieru. Bardzo wiele urządzeń świetnie radzi sobie z zafoliowanymi arkuszami, a nawet z tymi zalaminowanymi, kartami kredytowymi i płytami CD. Nie musisz też rozdzielać złączonych zszywkami plików, bo i z nimi nie będzie kłopotu.
Dobierz niszczarkę do wielkości swojego biura
Maszyny tego typu występują w wielu formach, co pozwala dopasować urządzenie do potrzeb każdego biura. Co innego sprawdzi się, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, a co innego, gdy zatrudniasz setki osób. Najczęściej dzieli się je ze względu na rozmiar i przeznaczenie. Można więc wyróżnić niszczarki:
- biurowe,
- biznesowe,
- osobiste,
- przybiurkowe,
- wysokowydajne.
Jednak rozmiar i moc przemiału poszczególnych urządzeń to nie wszystko. Ważnym parametrem jest też pojemność kubła. W większych firmach, w których taki pojemnik zbyt szybko się zapełnia, może to rodzić problemy. Możesz wybierać w zakresie od 10 do 70 litrów i więcej. W przypadku wyboru tej ostatniej opróżnianiem pojemnika możesz zajmować się raz na kilka dni.
Równie istotna, jeśli nie najważniejsza, jest wydajność Twojego urządzenia. Choć może być Ci trudno w to uwierzyć, są takie niszczarki, które radzą sobie z całymi tomami dokumentów. Dzięki temu nikt nie czeka w kolejce, a wszystko jest utylizowane w sposób błyskawiczny. Jeśli jednak nie potrzebujesz aż tak mocnej maszyny, sięgnij po tę, która w kilkanaście minut poradzi sobie z 500 stronami. Za jednym razem możesz umieścić w niej aż 10 kartek.
W co powinna być wyposażona niszczarka, którą wybierzesz?
Główny cel urządzenia jest doskonale znany, jednak każde z nich może mieć inną funkcjonalność. Nowoczesne maszyny wyposażone są w dodatkowe opcje, które zwiększają komfort użytkowania. Są to m.in.:
- start/stop – jeśli niszczarka wyposażona jest w automatyczny system rozpoczynania pracy, to zacznie działać, gdy tylko wyczuje wewnątrz kartkę,
- rewers – gdy okaże się, że włożyłeś do środka zbyt wiele lub jednak coś powinno zostać niezniszczone, ta funkcja pozwoli Ci wyjąć papier,
- przerwanie pracy po zdjęciu głowicy – automatyczny stop, który uruchamia się po zdjęciu głównej części, nie tylko chroni Cię, lecz także pozwala przerwać proces, gdy zajdzie nagła potrzeba,
- czujnik dotyku, który nie pozwala na działanie urządzenia, gdy ktoś dotknie wnętrza szczeliny,
- sygnalizator wypełniania, który da znać, jeśli w pojemniku pojawi się za dużo ścinek. To z pewnością ułatwi pracę,
- kółka usytuowane w podstawie, które umożliwiają przesuwanie niszczarki z miejsca na miejsce.
Na co jeszcze zwrócić uwagę przy wyborze niszczarki?
Wśród tak wielu urządzeń niszczącym można wyróżnić te, które przetwarzają papier na paski, jak i te, które produkują ścinki. Jeśli zależy Ci, aby Twoje zapiski pozostały tajne, zdecyduj się na tę drugą opcję. W jej przypadku nie ma bowiem możliwości, by ktokolwiek odtworzył zniszczony dokument. Tę pierwszą zaś można dość łatwo oszukać. Z pewnością widziałeś niejeden film, w którym bohaterowie desperacko układają puzzle z pasków. Jest to trudne, ale możliwe.
Ważnym parametrem jest także stopień tajności niszczarki. Określa go siedmiostopniowa skala, a im mniejsze ścinki, tym większa tajność. Dwa pierwsze stopnie wystarczą do standardowej korespondencji biurowej. Poufne dokumenty powinny być już jednak zdecydowanie węższe, tak samo, jak te tajne i ściśle tajne.
Choć w biurze, gdzie na kserokopiarkę i niszczarkę przeznaczono osobne pomieszczenie, może to nie mieć aż takiego znaczenia, sprawdź poziom hałasu urządzenia. Wszystko, co przewyższa 60 dB. będzie trochę utrudniało przebywanie w takim miejscu.
Niszczarka może kosztować dużo, ale nie musi
Ceny niszczarek zaczynają się od około 100 złotych, a kończą na sporo ponad 100 tysiącach złotych. Jednak optymalne urządzenie do swojego biura znajdziesz już za kilkaset do kilku tysięcy złotych. Oczywiście weź pod uwagę to, jak wiele dokumentów i jakiego typu zamierzasz utylizować.